KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

CariMasa, şirketlerin cari, stok, finans, personel, görev ve belge süreçlerini yönetebilmesi için sunulan bir ön muhasebe platformudur. Platformu kullanan her şirket, kendi çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve iş ortaklarına ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu olabilir. CariMasa hizmetini sunan işletme ise hizmetin işletilmesi, güvenliği, destek süreçleri ve teknik altyapısı kapsamında veri sorumlusu ve/veya veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir.

Resmi unvan, adres, MERSİS/vergisel bilgiler ve iletişim kanalları hizmet sözleşmesinde veya şirket tarafından ayrıca yayımlanan iletişim alanlarında belirtilmelidir.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

• Kimlik ve iletişim bilgileri: ad, soyad, kullanıcı adı, e-posta, telefon, şirket bilgisi.
• Kullanıcı işlem bilgileri: oturum kayıtları, rol ve yetki bilgileri, işlem geçmişi, denetim kayıtları.
• Müşteri/tedarikçi kayıtları: cari kart bilgileri, adres, vergi bilgileri, ödeme ve tahsilat kayıtları.
• Personel ve operasyon bilgileri: bordro, izin, görev, belge ve benzeri şirket içi kayıtlar.
• Teknik bilgiler: IP adresi, tarayıcı bilgisi, cihaz/oturum güvenlik kayıtları ve hata logları.
• Yüklenen belgeler: fatura, makbuz, gümrük evrakı, mutabakat dosyası ve şirket tarafından sisteme eklenen diğer dosyalar.

3. İşleme Amaçları

• Hesap oluşturma, kimlik doğrulama, rol ve yetki yönetimi yapmak.
• Cari hesap, stok, finans, çek, fatura, personel, görev ve raporlama süreçlerini yürütmek.
• Sistem güvenliğini, denetim izlerini, yedekleme ve hata takibini sağlamak.
• Yasal saklama, muhasebe, vergi, ticari defter ve mevzuat yükümlülüklerini yerine getirmek.
• Destek, bakım, geliştirme ve hizmet kalitesi süreçlerini yürütmek.
• Yetkisiz erişimi, kötüye kullanımı ve veri kaybını önlemek.

4. Hukuki Sebepler

Kişisel veriler; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, veri sorumlusunun meşru menfaati ve gerekli hallerde açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

5. Aktarım

Kişisel veriler; yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mevzuat gereği bilgi talep eden makamlara, ödeme, barındırma, yedekleme, e-posta, SMS, destek, muhasebe ve teknik altyapı hizmeti alınan tedarikçilere, yalnızca işleme amacıyla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde aktarılabilir.

6. Saklama Süresi

Veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, sözleşmesel yükümlülükler, ticari kayıt ihtiyaçları, yedekleme döngüleri ve olası uyuşmazlık zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. İlgili Kişi Hakları

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşleme amacını ve verilerin amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
• Mevzuat şartları oluştuğunda silme veya yok etme talep etme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhe bir sonuca itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğranması halinde tazminat talep etme.

8. Başvuru Yöntemi

İlgili kişiler taleplerini yazılı olarak veya mevzuatta kabul edilen diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletebilir. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Başvuru kanalı, veri sorumlusunun resmi iletişim bilgileri ile duyurulmalıdır.

9. Güvenlik Önlemleri

CariMasa'da kullanıcı rolleri, oturum güvenliği, denetim kayıtları, yedekleme, IP kısıtlama, iki aşamalı doğrulama ve erişim yetkisi kontrolleri gibi teknik ve idari tedbirler desteklenir. Şirket kullanıcıları, kendi hesap güvenliklerini ve sisteme yükledikleri verilerin doğruluğunu korumaktan sorumludur.

Önemli Not

Bu metin genel kullanım için hazırlanmış bir taslaktır. Nihai yayımdan önce şirketin resmi unvanı, iletişim bilgileri, tedarikçileri, veri aktarım süreçleri ve saklama politikaları dikkate alınarak hukuki danışman tarafından gözden geçirilmelidir.